海外ラーメンポップアップ向け予約・運営管理システム構築

・概要

海外で開催するラーメンの期間限定ポップアップに向けて、予約受付から来場管理までを整理できる予約・運営管理システムを構築しました。単なる受付フォームではなく、満席管理、キャンセル、人数変更、確認メール送信、当日運営用の管理表まで含めて設計し、短期間でも現場で回る仕組みに落とし込みました。特に今回は海外開催のため、日本国内向けの予約サイトを前提とした導線が取りづらく、現地運用に合わせた柔軟な実装が必要でした。

・制作期間

2日

・導入前の課題

海外開催のため、日本の飲食予約サービスや一般的な予約プラットフォームをそのまま導入しづらい状況でした。加えて、ポップアップ営業なので開催ごとに受付時間や定員が変わり、柔軟な枠管理が必要でした。満席管理を手作業で行うと、過剰受付や確認漏れが起きやすく、キャンセルや人数変更もDMや個別連絡に頼ると運営側の負荷が大きくなります。当日は受付確認だけでなく、来場状況や提供状況まで見える形にして、現場スタッフが迷わず使える管理表も必要でした。

・実装内容

Googleフォームで予約受付フォームを構築し、30分単位の時間枠ごとに定員を設定しました。Google Apps Scriptでフォーム送信時に残席数を判定し、上限を超える予約は自動で制御するようにしています。予約確定時、満席時、キャンセル時、人数変更時には自動メールを送信し、利用者が状況を把握しやすいようにしました。キャンセルと人数変更は専用フォームから受け付け、利用者自身で手続きできる導線を整備しています。人数変更は減員なら即時反映、増員なら残席を再判定して処理する設計です。さらに、スプレッドシート上には予約確認用の Confirmed と、現場向けの Operation を生成し、来場状況、提供有無、麺量、各種オプション、備考、SNSアカウント情報まで一覧で見られるようにしました。残席表示はフォーム上にも自動反映し、利用者が空き状況を見ながら予約できるようにしています。

・技術的選定理由

今回の要件では、単に予約フォームを作るだけでは足りず、予約数の制御、自己キャンセル、人数変更、当日オペレーションまで含めた仕組みが必要でした。一方で、海外開催という前提があるため、日本向け予約サービスを前提とした実装は現実的ではありませんでした。そこで、Googleフォーム、Googleスプレッドシート、Google Apps Scriptの組み合わせを採用しました。この構成であれば、海外でも使いやすく、初期導入のハードルが低く、ノーコードに近い運用感を保ちながら必要な業務ロジックだけをGASで補うことができます。また、管理者がスプレッドシート上で状況を把握しやすく、エンジニアでない運営メンバーでも扱いやすい点も大きな利点でした。ポップアップのように開催ごとに条件が変わる運用にも柔軟に対応しやすく、予約受付だけでなく当日の現場運営まで含めて設計できる点が、この案件との相性が良いと判断しました。

・結果

時間枠ごとの定員管理が自動化され、過剰受付のリスクを抑えられるようになりました。キャンセルや人数変更の一部を利用者自身で完結できるようになったことで、運営側の個別対応コストも削減できました。予約情報、変更履歴、当日運営用の管理情報をスプレッドシート上で一元管理できるようになり、現場の確認負荷も下げられました。残席表示と自動メールによって利用者への案内も明確になり、問い合わせ時の不安を減らしやすい構成になっています。海外開催という制約の中でも、現地運用に合わせた柔軟な予約導線を短期間で整備できた点が、大きな成果でした。